Als ondernemer loop je constant achter de feiten aan, tenminste, als kleine ZZP-er. Als je het druk hebt, heb je geen tijd om te acquireren, maar als je het rustig hebt, en dus kunt acquireren, dan duurt het weer even tot daar daadwerkelijk werk uit voortkomt. En de broodnodige betalingen van je factuur komen dáár weer achteraan.
In mijn branche van zakelijke dienstverlening moet je dus ook heel goed bijhouden per project hoeveel uren je eraan besteedt en of het nog rendabel blijft, of dat je de prijs moet optrekken. En tussendoor moet je ook nog werken aan je website en portfolio om de wereld te laten weten hoe goed je je werk doet, zodat men je kan vinden op internet.
En, heel gek, je hebt ook nog een privé leven, met je dierbaren om je heen, die het ook heel fijn vinden als je wat tijd met hen doorbrengt. Dat kan wel eens een spagaat opleveren. Enerzijds wil je werk afmaken om sneller te mogen factureren, anderzijds wil je je dierbaren niet teleurstellen en jezelf natuurlijk ook niet. Je moet een balans zien te vinden tussen privé en zakelijk. En omdat veel ZZP-ers vanuit huis werken, zoals ik, is die balans niet zo heel erg afgebakend. Je zakelijke computer is veelal ook je privé computer, en als je er dan toch achter zit... kun je nét zo goed even dit of dat.... enzovoorts.
Ik zoek nog steeds naar die balans. Je kunt hem bijvoorbeeld ook creëren door werkzaamheden uit te besteden, maar, haha, veel ZZP-ers hebben het financiëel niet altijd even gemakkelijk en uitbesteden kost geld. Vooral als het dingen zijn die je zelf ook prima kunt doen, vinden veel ZZP-ers, inclusief ik, dat zonde. En proberen het toch maar weer zelf.
Dus ben ik altijd op zoek naar hulpmiddelen die volledig automatisch werken, maar mij toch volledig de vrijheid geven om het anders aan te pakken dan dat hulpmiddel voorstelt.
Zo ook bij het factureren. Ik factureerde altijd gewoon via Excel.
Daartoe kopiëerde ik een oude factuur naar hetzelfde bedrijf (voor de NAW gegevens) en maakte in een aparte spreadsheet een nieuwe regel met een volgnummer aan. Ik rekende mijn uren uit, bedacht een duidelijke omschrijving (tenslotte wil je geen twijfels achteraf, nietwaar), en vulde mijn (volledig geautomatiseerde spreadsheet-)factuur in.
Vervolgens printte ik die uit, voegde de bedragen in die aparte spreadsheet waar ik die regel voor had aangemaakt in, archiveerde mijn kopie factuur, stopte het origineel in een envelop, adres erop, postzegel erop en naar de brievenbus ermee. Alleen al het typen van dit verhaal duurt minstens zo lang als het maken van 1 factuur.
Tegenwoordig doe ik het anders. Ik gebruik
FactuurSturen.nl. Dat is een facturatie-service voor het MKB, die je volledig naar eigen wensen kunt inrichten. De facturen kunnen per email, of per post. Na de introductieperiode (volledig werkende trial) betaal je slechts € 0,40 per factuur (excl. postzegel uiteraard). Je maakt vooraf je factuur-ontwerp aan, zorgt dat alle teksten die je standaard wilt gebruiken voorbereid zijn (je kunt per factuur je begeleidende email nog aanpassen), maakt een klantenbestand aan en dan kun je gaan factureren. Het systeem heeft nog wat kleine dingetjes die ik graag anders zou willen zien, maar op mijn suggesties hierover is direct positief gereageerd.
Hiervoor gaf het maken van facturen mij een soort kortsluiting in mijn hoofd, door al die handelingen die ik daarvoor moest verrichten (en dat moet je dus ook doen als je middenin een ander project zit, met een strakke deadline), maar sinds ik deze site ken, vind ik het een fluitje van een cent. De interface is mooi, overzichtelijk en duidelijk.
Als u nieuwsgierig bent geworden, dan moet u er gewoon even een
kijkje gaan nemen. Op de site staan diverse video's ter illustratie van de werkwijze.
